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DocSetMinder®-Modul „Verfahrensdokumentation gemäß GoBD"

DocSetMinder®-Modul „Verfahrens­dokumentation gemäß GoBD"

Das DocSetMinder®-Modul "Verfahrensdokumentation gemäß GoBD" liefert die erforderlichen Sachverhalte für die Verfahrensdokumentation gemäß GoBD. Die damit erstellte Verfahrensdokumentation entspricht auch den Prüfkriterien für Dokumentmanagementlösungen (PK-DML) des VOI e.V.

Bezüglich der Beweiskraft von Buchführung und Aufzeichnungen, ihrer Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit erhält die Verfahrensdokumentation gemäß GoBD eine besondere Rolle (vgl. GoBD § 3.1 Rzn. 35). Im Kapitel 10.1 der GoBD sind die wesentlichen Inhalte der Dokumentation geregelt, u.a.:

  • „(...)für jedes DV-System (muss) eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.“ [Rz.151]
  • „Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“ [Rzn. 152]

„Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.“ [Rzn. 153]
Weitere erforderliche Bestandteile der Verfahrensdokumentation sind vor allem:

  • Das Interne Kontrollsystem (IKS), in dem u.a. die Zugangs- und Zugriffsberechtigung, Funktionstrennung, Erfassungs-, Abstimmungs- und Verarbeitungskontrollen sowie Schutzmaßnahmen gegen beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumente beschrieben sind.
  • Die Datensicherheit, in der u.a. die Maßnahmen gegen Verlust, unberechtigte Eingabe und Veränderung der Daten sowie der Prozess der Datensicherung beschrieben sind.

Für die Verfahrensdokumentation gelten Aufbewahrungsfristen, deren Laufzeit an die Aufbewahrungsfristen der beschriebenen „steuerliche relevanten Daten“ und beteiligten DV-Systeme gekoppelt sind. Jede Änderung in der Verfahrensdokumentation muss versioniert und eine nachvollziehbare Änderungshistorie aufbewahrt werden. Darüber hinaus muss die Verfahrensdokumentation für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachvollziehbar sein.

Moduleigenschaften

Modulbeschreibung

Die Modulstruktur ist in folgende Bereiche unterteilt und stellt Ihnen GoBD-konforme Inhaltsvorlagen für alle aufgelisteten Sachverhalte zur Verfügung:

Anwendungsbereich und Kontrollkomponenten

  • Anwendungsbereich
  • Rollen und Zuständigkeiten
  • Kontrollumfeld
  • Kontrollziele
  • Rechtliche Grundlagen
  • Kontext der Organisation

Verfahrensakten

  • Verfahrensbeschreibung (pro Verfahren)
  • Beteiligte Anwendungen und IT-Systeme

Internes Kontrollsystem

  • Kontrollziele und Kontrollen
  • Korrekturmaßnahmen

Datensicherheit

  • Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen 

Überwachung (Monitoring)

  • Auditpläne/Durchführung/Bewertung
  • Prüfungskatalog
  • Korrekturmaßnahmen
Modulnutzen

Mit dem DocSetMinder® -Modul "Verfahrensdokumentation gemäß GoBD" erhalten Sie einen durchdachten und ausgereiften Dokumentationsbaustein, um den Anforderungen an eine GoBD-konforme Dokumentation gerecht zu werden:

  • Standardisierte Modul- und Inhaltsvorlagenstruktur gemäß GoBD
  • Integration mit weiteren Standards und Compliance-Anforderungen, wie z.B. Internes Kontrollsystem, IT-Dokumentation, Datenschutz etc.
  • Optionale Ergänzung durch Module "Organisation", "IT-Dokumentation", "Datenschutz" und "Internes Kontrollsystem"
  • Konfigurierbare Importe der IKS-Sachverhalte aus Fremdsystemen
  • Mandantenfähig und standortübergreifend
  • Branchenunabhängiger Einsatz durch flexible Anpassung (z.B. für Kreditinstitute, Rechenzentren, produzierende Unternehmen etc.)
  • Standard und individuelle Reports
Wir unterstützen Sie

Für eine effiziente Planung und Erstellung der Verfahrensdokumentation gemäß GoBD bieten wir Ihnen eine Reihe von Dienstleistungen an:

Inhaltliche Unterstützung

  • Planung und Erstellung der Dokumentation
  • Begleitendes Coaching durch erfahrene Berater
  • Planung und Durchführung eines internen Audits, inkl. Walkthroughs, Test der Kontrollen
  • Sachgerechte Dokumentation des Internen Kontrollsystems, IT-Sachverhalte und Verfahren
  • Auswertung der IKS-Sachverhalte
  • Berichte

Technische Unterstützung

  • Sachgerechte Einführung von DocSetMinder®
  • Anpassung der Modulstruktur und der Inhaltsvorlagen gemäß den individuellen Anforderungen (Modellierung)
  • Konfiguration der Import-Schnittstelle für den automatischen und wiederholbaren Datenimport aus Fremdsystemen, wie z.B.: Microsoft® Active Directory, ERP-Systemen, IT-Management- & -Inventory-Systemen, CMDB
  • Durchführung der Datenimports
  • Konzeption und Erstellung von individuellen Reports
  • Technischer Support