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Organisation und Integriertes Managementsystem (IMS)

Organisation und Integriertes Managementsystem (IMS)

DocSetMinder® ist als ein Integriertes Managementsystem (IMS) und eine Komplettlösung für die gemeinsame Umsetzung unterschiedlicher Normen und Standards konzipiert worden. Ein Integriertes Managementsystem (IMS) fasst die Anforderungen unterschiedlicher Normen und Standards zusammen. Die Integration der Normen aus dem Bereich der Organisation ISO 9001, ISO 14001, ISO 50001, OHSAS 18001, der Normen aus dem Bereich IT-Sicherheit und Notfallmanagement, wie z.B. ISO 27001, ISO 27019, ISO 22301 sowie diversen Compliance Dokumentationspflichten zu einer Einheit eliminiert die Nachteile paralleler Managementsysteme und bietet die Chance zur Verwirklichung einer schlanken Organisation mit Blick auf Synergien, Kosten sowie Aufwand und steigert somit die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens.

Normen und Standards mit DocSetMinder®

Für folgende Standards und Normen stehen Ihnen DocSetMinder®-Module mit Inhaltsvorlagen zur Verfügung:

Bereich Organisation und Qualitätsmanagement

Bereich Umweltmanagement

Bereich Energiemanagement

Bereich IT-Sicherheit und Notfallmanagement

Funktionsumfang

Die Funktionen und Eigenschaften von DocSetMinder® umfassen alle Anforderungen der internationalen Standards und Normen für den Umgang mit dokumentierten Informationen, u.a. Dokumentenlenkung und Mindestanforderungen an die Kennzeichnung der Dokumente. Die Projekterfahrung eines Jahrzehnts runden den Funktionsumfang ab. Wir sind sehr dankbar für Anregungen und Vorschläge unserer Kunden, Implementierungspartner und Auditoren.

Dokumentmanagement und Lenkung

  • Automatische Versionierung der Dokumente (Versionskontrolle)
  • Check-In /Check-Out der Dokumente für die Bearbeitung
  • Revisionssichere Speicherung der Dokumente
  • Lückenlose Dokumenthistorie
  • Periodenabgrenzung der Dokumente (Jahresabschluss)
  • Workflow (Genehmigungsverfahren) und Aufgabenplaner
  • Volltextsuche
  • Flexible und erweiterbare Inhaltsvorlagen (freidefinierbare Inhalte)
  • Vertragsmanagement und -controlling (inkl. Versicherungsmanagement)
  • Richtlinienmanagement
  • Mandantenfähigkeit
  • Mehrsprachigkeit


Office-Funktionen

  • Flussdiagrammdesigner (Standards: BPMN und ISO)
  • Textverarbeitung
  • Reporting Services inkl. Export in diverse Formate (Standard und benutzerdefinierte Reports)
  • Umfangreiche stichtagbezogene Druckausgabe (Microsoft® Office Word, HTML, PDF)

Clients

  • Windows Client (FAT-Client)
  • Web Client individuell konfigurierbar (Browser Google Chrome, Microsoft® Internet Explorer, etc.)

Datenbank

  • Microsoft® SQL Server basierend
  • Verschlüsselte Datenbank (AES 256)
  • Import-Export-Schnittstelle (individuell konfigurierbar)

Berechtigungskontrolle

  • Microsoft® Active Directory Integration
  • Rollenkonzept (Funktionstrennung)
  • Berechtigungskonzept

Entwicklungstools

  • Modul-Designer (Entwicklung von Modulen und Erweiterungen nach individuellen Anforderungen)
Ihr Nutzen

Mit DocSetMinder® erhalten Sie ein durchdachtes und ausgereiftes Werkzeug, um den unterschiedlichsten Aufgaben von Dokumentation und Zertifizierung gerecht zu werden:

  • Modularität: Komplette Software-Suite von aufeinander abgestimmten Modulen mit Dokumentstrukturen und Inhaltsvorlagen. Sie verhindern doppelte Erfassung von benötigten Sachverhalten (keine Redundanzen).
  • Wiederverwendbarkeit: Alle Sachverhalte, unabhängig von Thema, werden nur einmal erfasst und können beliebig oft wiederverwendet werden. Aktualisierungen erfolgen nur an einer Stelle.
  • Leitfaden-Prinzip: Die Modulstrukturen bilden genau die Normen und Standards (u.a. High-Level-Structure) ab und schlagen damit die Reihenfolge ihre Umsetzung vor (PDCA-Zyklus).  
  • Bedienbarkeit: In den klaren Modulstrukturen findet sich jeder schnell zurecht. Inhalte werden eindeutig vorgeschlagen und erfasst, Pflichtangaben können nicht vergessen werden, eine aufwändige Einarbeitung entfällt. Die Bedienung ist für jeden Microsoft® Office-Nutzer (Look-and-Feel) sehr einfach und erfordert nur eine kurze Einführungszeit.
  • Integrierbarkeit: Flexible Integration in eine bereits bestehende Softwarelandschaft eines Unternehmens oder einer Behörde. Vielseitige Import/Export-Schnittstelle (Microsoft® Active Directory, ERP, IT-Inventory und -Managementsysteme, etc.).
  • Anpassbarkeit: Die Modulstrukturen und die Inhaltsvorlagen können in einem Modellierungsprozess den individuellen Anforderungen und Gegebenheiten des Unternehmens oder der Behörde einfach angepasst werden (kein Customizing, keine Programmierung!).
  • Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit: Egal, welche Dokumente oder Inhaltsvorlagen Sie bearbeiten - mit DocSetMinder® bleiben Sie über die Entstehung und Bearbeitung der Inhalte auf dem Laufenden. Versions- und Revisionsnummern entsprechen den in den Normen und Standards geforderten Angaben, jede Bearbeitung erhält eine klare namentliche Zuordnung (Protokollfunktion). Sämtliche Änderungen können in der Dokumentenhistorie nachverfolgt werden.
  • Dokumentation auf Knopfdruck: Aussagekräftige Nachweise geben Sie mit DocSetMinder® ganz einfach und aktuell aus. Als Bericht, Microsoft® Word-Dokument, HTML-Struktur oder über das Intra- oder Extranet. Das macht Sie auf sehr einfache Weise Ready for Audit.
Wir unterstützen Sie

Um DocSetMinder® effizient einzuführen und eine hohe Akzeptanz der Mitarbeiter zu erreichen bieten wir Ihnen eine Reihe von Dienstleistungen an:

  • Einführungsworkshop (Einführung, Systemmodellierung, Bedienung und Integration in die bestehende IT-Landschaft)
  • Thematisch abgestimmte Workshops für die Planung und Umsetzung der IT-Sicherheit und Notfallmanagements
  • Begleitendes Coaching durch erfahrene Berater auf dem Weg zu Ihrer Zertifizierung
  • Vollständige Planung, Umsetzung und Dokumentation bis hin zur der Zertifizierung einer der IT-Sicherheits-Normen (alles aus einer Hand)
  • Konzeption und Erstellung von individuellen Reports
  • Technische und inhaltliche Unterstützung Ihre Implementierungspartner 
  • Technischer Support